Grazie al Time Management puoi pianificare e ottimizzare il tempo, sia per ricavarne di più per te stesso e sia per aumentare l’efficienza e la produttività del tuo centro estetico e/o massaggi.
La gestione del tempo e la procrastinazione sono un conflitto nella vita, personale e professionale, della maggioranza delle persone.
In qualità di proprietario o responsabile di un centro estetico e/o massaggi, benessere o termale (in realtà per qualsiasi azienda), ma anche se hai un piccolo studio, la gestione del tempo dovrebbe far parte delle tue competenze trasversali per migliorare la produttività e aumentare i profitti.
Una gestione efficace del tempo riflessivo consente di ottenere di più in meno tempo.
Le tue attività quotidiane possono includere una moltitudine di compiti: lavoro in cabina, coordinare personale e clienti, fatture, manutenzione, pulizie, gestire prodotti cabina/vendita, ecc.
Coordinare al meglio tutto queste attività ti consentirà numerosi benefici, quali:
- Incremento della produttività
- Potenziamento dei profitti.
- Erogazione di servizi di qualità.
- Miglior organizzazione del personale.
- Meno procrastinazione.
- Riduzione dello stress.
- Miglior equilibrio tra lavoro e vita privata.
- Più tempo per sé, la famiglia e gli amici.
Il tempo, per quanto prezioso, non può essere comprato, vale la pena non sprecarlo ed organizzarsi per migliorare la produttività lavorativa e la vita personale.
Gestione del tempo e settore benessere: il Time Management
Il Time Management è un processo di pianificazione e controllo del tempo per ottimizzare le attività aziendali migliorandone l’efficacia, l’efficienza e la produttività. Può essere utilizzato anche in ambito personale.
Si erige su un motto assegnato a Dwight D. Eisenhower (34° Presidente degli Stati Uniti): “Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.
Per gestire in maniera efficace il tempo bisogna contraddistinguere:
- L’importanza: ovvero la rilevanza delle attività in relazione agli obiettivi aziendali o personali da raggiungere. E’ quindi un concetto soggettivo.
- L’urgenza: ovvero le attività con scadenza imminente. E’ quindi un concetto oggettivo.
Incrociando importanza e urgenza si ricavano 2 assi (vedi immagine sotto):
1. Asse verticale dove si trovano le azioni importanti e non importanti.
2. Asse orizzontale dove si trovano le azioni urgenti e non urgenti.
L’asse verticale e orizzontale creano 4 quadranti (vedi immagine sotto).
Analizziamoli nel dettaglio:
Quadrante 1.
In questo quadrante rientrano le attività da svolgere per il giusto funzionamento del centro.
Esempio:
- Telefonare ai clienti.
- Controllare gli appuntamenti.
- Accogliere i clienti.
- Gestire le lamentele.
- Effettuare i servizi in cabina.
- Ecc.
Sono tutte quelle attività che devono essere eseguite personalmente e con attenzione per evitare conseguenze negative immediate.
Il rischio di crisi e la possibilità di commettere errori, ai quali sarebbe difficile porre rimedio.
Quadrante 2.
In questo quadrante rientrano le attività di pianificazione settimanale a medio/lungo termine che possono essere eseguite senza la tensione dell’urgenza, ma sono necessariamente da pianificare per evitare che, rimandandole, diventino urgenti o non svolte affatto.
Sono tutte quelle attività che permettono di dare qualità ai servizi e amplificare nuove entrate.
Esempio:
- Corsi di formazione e specializzazione (macchinari e manuali).
- Corsi di marketing. Sono erroneamente i corsi più esclusi, ma in realtà importanti quanto, se non di più, di quelli sopra elencati. Le strategie di marketing andrebbero assimilate e applicate con costanza da subito e nel tempo per migliorare la qualità dei servizi, mantenere i clienti già esistenti e attirarne di nuovi. Solitamente ci si orienta verso questi corsi quando rientrano nel primo quadrante, ossia quando il telefono comincia a squillare di meno, ma potrebbe essere tardi e comunque vuol dire ripartire quasi da zero.
- Formazione del personale. Oltre che dire quello che dovrebbe fare il personale, bisogna dimostrarlo praticamente e se non lo fai perché non hai tempo, non capisci che probabilmente non ne hai proprio perché non lo fai mai.
- Open day.
- Giornate prova.
- Sondaggi.
- Ecc.
Quadrante 3.
In questo quadrante rientrano le attività che vanno risolte in tempi brevi o immediatamente e che sottraggono tempo, ma che possono essere delegate ad altre persone perché non importanti, per questo il quadrante è definito inganno.
Esempio:
- Riunioni superflue.
- Pagamento bollette.
- Pulizie.
- Ecc.
Inoltre, fanno parte di questo quadrante i titolari che pensano: “Più brava/o di me non c’è nessuno”.
Esempio:
- Il trattamento al viso lo eseguo io perché effettuo dei passaggi specifici.
- Le telefonate le gestisco io perché so usare una comunicazione efficace.
- Il massaggio estetico la faccio io perché utilizzo delle manovre particolari.
- E così via.
Questo atteggiamento rende schiavi del proprio centro perché, a lungo andare, si diventa indispensabili. Da qui la definizione inganno per questo quadrante. Inoltre, ruba tempo al quadrante 2, quello più importante per il centro perché porta qualità e nuovi clienti.
Bisogna imparare a delegare, anche pagando, altri servizi per cui non si è portati, ma che sono importanti.
Esempio: una mia collega, che ha uno studio massaggi, non essendo brava ad utilizzare i social per farsi pubblicità, ha ingaggiato una ragazza che, per 80 euro al mese, gli gestisce la pagina Facebook.
Da questa pubblicità gli arriva ogni mese da 1 a 2 clienti che acquistano un pacchetto massaggi.
Anche se gli arriva un solo cliente, che acquistato un pacchetto massaggi, guadagna 250 euro da qui vengono detratti gli 80 euro del servizio pubblicitario (il servizio si è pagato da solo). Inoltre, nel tempo, se si fidelizzano, questi clienti diventano un bel numero.
Un ulteriore aiuto può arrivare da programmi che ottimizzano tempi e risorse come la possibilità di prenotare on-line.
Quadrante 4.
In questo quadrante rientrano le azioni superflue e quindi di spreco.
Gestire male il tempo genera stress e così “per staccare la spina” si compiono comportamenti inutili.
Esempio:
- Navigare su internet senza uno scopo preciso.
- Chattare.
- Sfogliare riviste.
- Prolungare troppo la pausa caffè.
- Ecc.
E’ logico che più ci si occupa delle attività del quadrante 2 e meno saranno le urgenze del quadrante 1 e 3.
Gestione del tempo e settore benessere: mettere in pratica il Time Management
Il cervello indirizza la precedenza sulle attività meno importanti, ma con scadenza vicina rispetto a quelle più importanti, ma con una scadenza più lontana, giacché queste ultime non sostengono un appagamento immediato.
Imparare a gestire il tempo non è facile e richiede la rimozione, nel tempo, di abitudini profondamente radicate e spesso errate soprattutto a livello professionale. Ciò nonostante, la gestione del tempo è un’abilità che può essere appresa e insegnata.
Puoi utilizzare il Time Management come di seguito:
- Scrivi un elenco dettagliato di tutte le attività importanti da svolgere.
- Disponile, in base alla priorità di importanza e di urgenza, nel giusto quadrante.
- Per ogni attività indica il tempo necessario al loro termine (in ore).
- Decidi giorni e ora in cui porterai a termine tale attività.
Programmare, gestire il tempo delle attività del tuo centro, cambiare abitudini e mentalità, ti permetterà di ottenere risultati migliori a livello organizzativo, qualitativo ed economico. Oltre a ricavare più tempo per te stesso, quello che forse volevi quando hai deciso di aprire il tuo centro.
Prova e resterai stupito/a.
Rimani aggiornato sui nuovi post seguendo Massaggi e Consigli su Facebook e/o Instagram.
